Integritetspolicy för Forsmind

1. Om policyn

Forsmind AB värnar om din personliga integritet. Den här policyn gäller när du besöker någon av Forsminds webbplatser, kontaktar oss, lämnar en intresseanmälan, använder Tillgänglighetskollen eller kommunicerar med en verksamhet som använder Svarne.

Vi säljer inte personuppgifter och använder dem inte för riktad reklam.

2. Personuppgiftsansvarig

Forsmind AB, organisationsnummer 559597-8528, är personuppgiftsansvarigt för behandlingen på våra webbplatser, för intresseanmälningar och för Tillgänglighetskollen.

E-post: kontakt@forsmind.se

När Svarne används av exempelvis en salong är verksamheten normalt personuppgiftsansvarig för uppgifter om sina kunder och uppringare. Forsmind behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt verksamhetens instruktioner.

3. Besök på våra webbplatser

När du besöker en av våra webbplatser kan vi behandla:

• IP-adress,
• datum och tid för besöket,
• vilken sida eller adress som begärdes,
• teknisk information om webbläsare och enhet,
• uppgifter om fel, säkerhetshändelser och misstänkta anrop.

Uppgifterna används för att leverera webbplatsen, förebygga missbruk, felsöka och skydda våra tjänster. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att tillhandahålla säkra och fungerande tjänster.

Tekniska loggar sparas normalt i högst 30 dagar. Uppgifter som behövs för att utreda en säkerhetsincident kan sparas längre, men bara så länge utredningen eller ett rättsligt anspråk kräver det.

4. När du kontaktar Forsmind

När du kontaktar oss eller lämnar en intresseanmälan kan vi behandla namn, företag eller verksamhet, kontaktuppgifter, webbadress eller bokningslänk, innehållet i ditt meddelande och tidpunkten för kontakten.

Vi använder uppgifterna för att besvara din fråga, hantera intresseanmälan och vid behov förbereda eller fullgöra ett avtal. Den rättsliga grunden är att vidta åtgärder på din begäran inför ett möjligt avtal. I vissa fall använder vi vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar och utveckla vår verksamhet.

En intresseanmälan som inte leder till ett fortsatt kundförhållande raderas normalt inom 90 dagar från den senaste kontakten. Om kontakten leder till ett avtal kan uppgifterna sparas längre för att administrera kundförhållandet och uppfylla rättsliga skyldigheter.

5. Tillgänglighetskollen

När du startar en kontroll behandlar vi webbadressen du anger, tidpunkt och ett tekniskt identifieringsnummer, kontrollens resultat, korta HTML-utdrag från upptäckta tillgänglighetsproblem, AI-genererade förklaringar och tekniska säkerhetsuppgifter.

Uppgifterna används för att genomföra kontrollen, visa resultatet och förbättra tjänstens säkerhet och kvalitet. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att tillhandahålla den kontroll du har begärt.

Resultat och HTML-utdrag kan innehålla personuppgifter som redan är offentligt synliga på den kontrollerade webbplatsen. Ange därför inte interna eller skyddade webbadresser.

Resultat, HTML-utdrag och övriga personuppgifter kopplade till kontrollen sparas i högst 90 dagar. Därefter raderas eller anonymiseras de.

Om du lämnar din e-postadress

Det är frivilligt att lämna en e-postadress. Om du gör det använder vi adressen för att kontakta dig om den aktuella kontrollen eller rapporten. Den rättsliga grunden är ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla samtycket genom att kontakta oss. E-postadressen raderas senast 90 dagar efter kontrollen eller tidigare om du återkallar ditt samtycke, om vi inte behöver uppgiften för ett pågående kundärende.

Användning av AI

Tillgänglighetsproblem identifieras genom en automatisk kontroll. Vissa resultat behandlas därefter med hjälp av en extern AI-tjänst för att formuleras på lättbegriplig svenska och kompletteras med åtgärdsförslag.

Tjänsten lämnar vägledning men fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dig.

6. Svarne

Intresseanmälningar på svarne.se

När du lämnar en intresseanmälan behandlar Forsmind de uppgifter du skriver in, exempelvis namn, verksamhet, telefonnummer, e-postadress, bokningslänk och meddelande.

Uppgifterna används för att kontakta dig om Svarne. De raderas normalt inom 90 dagar om kontakten inte leder till ett kundförhållande.

När du ringer eller skickar SMS till en verksamhet som använder Svarne

Den verksamhet du kontaktar, exempelvis en salong, är normalt personuppgiftsansvarig. Forsmind behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt verksamheten.

Svarne kan behandla telefonnummer, SMS-innehåll, namn, samtalsmetadata, datum och tid, bokningstid och bokningsstatus samt tekniska händelser som krävs för att leverera tjänsten.

Uppgifterna kommer från dig, från verksamheten du kontaktar och från de kommunikationstjänster som används för telefoni och SMS.

Behandlingen sker för att besvara missade samtal och SMS, skicka bokningspåminnelser, registrera bekräftelser och vid behov lämna över en fråga till verksamheten. Verksamheten du kontaktar ansvarar för att fastställa och informera om rättslig grund.

Telefonnummer och meddelandeinnehåll raderas eller anonymiseras normalt efter 90 dagar. Om du svarar STOPP avslutas fortsatt kommunikation. Telefonnummer kan därefter behöva sparas i en spärrlista så länge det krävs för att respektera ditt val.

Svarne använder AI för att formulera vissa SMS-svar. AI:n får inte fatta beslut med rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dig och får inte själv bekräfta en ny bokning.

För frågor om personuppgifter i kommunikationen ska du i första hand kontakta verksamheten som du ringde eller skickade SMS till. Forsmind hjälper verksamheten att hantera din begäran.

7. Leverantörer och andra mottagare

Vi lämnar bara ut personuppgifter när det behövs för att tillhandahålla våra tjänster eller när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Beroende på vilken tjänst du använder kan personuppgifter behandlas av leverantörer inom följande kategorier:

• drift och datalagring,
• trafikhantering och teknisk säkerhet,
• AI-baserad textbehandling,
• telefoni och SMS,
• e-post och driftkommunikation.

Leverantörerna får endast behandla uppgifterna enligt avtal och dokumenterade instruktioner. Vi kan även lämna uppgifter till myndigheter när det krävs enligt lag.

Du kan kontakta oss om du vill veta vilka mottagare som har behandlat dina personuppgifter.

8. Överföringar utanför EU och EES

Vi strävar efter att lagra tjänstedata inom EU eller EES. Vissa leverantörer är internationellt verksamma, vilket innebär att support, teknisk behandling eller annan åtkomst i vissa situationer kan ske utanför EU och EES.

När en sådan överföring sker använder vi en giltig överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med andra lämpliga skyddsåtgärder.

Du kan kontakta oss om du vill veta mer om vilka skyddsåtgärder som används.

9. Kakor

Vi använder för närvarande inga kakor för annonsering, profilering eller besöksanalys.

Tekniskt nödvändiga kakor kan användas om de behövs för säkerhet eller för att en funktion du har begärt ska fungera. Sådana kakor kräver normalt inte samtycke.

Om vi i framtiden inför icke-nödvändiga kakor kommer de inte att aktiveras innan du har fått information och lämnat ett frivilligt samtycke. Det ska vara lika enkelt att neka eller återkalla samtycket som att lämna det.

10. Hur vi skyddar uppgifterna

Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som är anpassade efter riskerna, bland annat krypterad överföring, begränsad åtkomst, separata behörigheter, skyddade hemligheter, begränsning av missbruk, säkerhetskopiering, incidenthantering och automatisk radering eller anonymisering där det är möjligt.

11. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna har du rätt att:

• få information om hur dina personuppgifter behandlas,
• begära tillgång till, rättelse eller radering av uppgifter,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
• få ut vissa uppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format,
• återkalla ett samtycke.

Rättigheterna är inte absoluta. Exempelvis kan lag eller ett rättsligt anspråk innebära att vissa uppgifter måste bevaras.

Skicka din begäran till kontakt@forsmind.se. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut eller raderar uppgifter. Vi svarar normalt inom en månad.

Om behandlingen gäller din kommunikation med en verksamhet som använder Svarne ska du i första hand kontakta den verksamheten.

12. Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt får du lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Mer information finns på imy.se.

Du är alltid välkommen att kontakta oss först så försöker vi reda ut frågan.

13. Ändringar

Vi kan uppdatera policyn när våra tjänster eller vår personuppgiftsbehandling förändras. Datumet högst upp visar när policyn senast ändrades.

Om en förändring har stor betydelse för dig informerar vi på lämpligt sätt innan den börjar gälla.